Trợ thủ đắc lực trong ngành kế toán – tự động hóa quy trình RPAVIET

RPA ứng dụng rộng rãi trong ngành kế toán

Tương lai của tự động hóa quy trình RPA đang ngày càng tươi sáng khi các phần mềm robot giờ đây đã phổ biến hơn trong đa ngành. Và việc thực hiện thực hiện tự động quy trình mà không cần đến sự can thiệp của con người chính là một xu hướng của tương lai cần được nhân rộng trong mọi ngành nghề. Nhờ vào RPAVIET, các công việc lặp đi lặp lại liên quan đến dữ liệu hay giấy tờ hoàn toàn sẽ được hỗ trợ tự động.

Đặc biệt là khi ứng dụng RPA vào lĩnh vực kế toán – ngành nghề không hề thiếu các nghiệp vụ giấy tờ. Và giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa cả về chi phí và thời gian.

Xu hướng sử dụng quy trình RPA trong lĩnh vực tài chính – kế toán

Tài chính – Kế toán chính là một trong các nhóm ngành có nghiệp vụ với số lượng cực kì lớn dữ liệu đầu vào đòi hỏi độ chính xác cao. Và RPA đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong lĩnh vực tài chính – kế toán, và việc triển khai phần mềm vào lĩnh vực này đã nhận được rất nhiều kết quả khả quan. 

Xu hướng ứng dụng RPA trong tài chính kế toán
Xu hướng ứng dụng RPA trong tài chính kế toán

RPR giúp giảm tới hơn 50% lỗi và gia tăng độ chính xác lên đến gần 70%. Không chỉ vậy RPA còn giảm gần 50% khoảng thời gian khi thực hiện các tác vụ và rút ngắn thời gian để hoàn thành toàn bộ quy trình. Bên cạnh đó nó còn giúp tối ưu hóa các chi phí, nhất là chi phí dành cho nhân sự bởi nay mọi công việc đều có thể thực hiện tự động và không mất quá nhiều chi phí đầu tư.

Và RPA còn cho phép những nhân sự tài chính – kế toán có thể tập trung vào nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Một vài minh chứng sử dụng RPA trong ngành kế toán

Vậy trong kế toán thì RPA được ứng dụng trong những trường hợp nào? Đầu tiên phải kể đến các khoản phải trả (AP). Theo đó robot phần mềm sẽ tự động tạo quét các dữ liệu từ hóa đơn hay đơn đặt hàng dưới các định dạng tương xứng. Ngoài ra nó có thể trích xuất và nhập dữ liệu vào bảo theo dõi nội bộ và tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng hay đối chiếu đơn đặt hàng với phiếu mua hàng.

Đối với các khoản phải thu, các bot cũng tự động xác thực và đối chiếu thanh toán, từ đó đưa ra thông báo về từng nội dung cho đối tượng phù hợp. Thực tế, Bot sẽ xử lý nhanh hơn và chính xác hơn khi theo dõi tín dụng của khách hàng mà vẫn có thể đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời.

RPA ứng dụng rộng rãi trong ngành kế toán
RPA ứng dụng rộng rãi trong ngành kế toán

Các bot RPA có còn có chức năng điều khiển ngay khi xuất hiện dữ liệu có sự thay đổi thì toàn bộ dữ liệu còn lại đều sẽ được robot phần mềm tự động xử lý. Không chỉ vậy hoạt động thu thập thông tin để đưa ra căn cứ giúp nghiên cứu và phân bổ chi phí đều được diễn ra rất nhanh chóng.

Tiếp theo, robot phần mềm còn có thể lập trình để thực hiện bút toán kết sổ hay báo cáo tài chính. Chính nhờ tính chính xác cao mà RPA có thể xuất báo cáo tài chính mà không hề sai số trong thời gian ngắn hơn rất nhiều so với việc lập báo cáo thủ công.

Không chỉ vậy, các bot RPA còn có thể quét và nhập dữ liệu từ định dạng nên tất cả những số liệu kế toán trên hóa đơn đều được tổng hợp dễ dàng. Và các bot cũng có thể xác thực đồng thời tìm kiếm dữ liệu chênh lệch để từ đó giảm tối đa mọi sai sót về thông tin kế toán. 

Bên cạnh đó, các bot RPA còn được lập trình để đối chiếu đơn đặt hàng với phiếu giao hàng. Và nếu như những thông tin này trùng khớp thì bot phần mềm sẽ tự động duyệt thực hiện. Và nhân sự sẽ chỉ can thiệp khi thông tin trên các chứng từ có sự khác biệt. 

RPA lập trình đối chiếu đơn hàng
RPA lập trình đối chiếu đơn hàng

Một công việc vô cùng quan trọng của kế toán mua hàng chính là so sánh giá giữa các nhà cung cấp. Và ứng dụng RPA trong kế toán giúp thực hiện tổng hợp báo giá của những nhà cung cấp và so sánh hoàn toàn tự động. Từ đó nó đưa ra phân tích để bộ phận kế toán có thể tìm được sự lựa chọn phù hợp nhanh chóng.

RPA còn tham gia vào hoạt động tài chính kế toán thông qua việc quét hợp đồng của khách hàng cũng như bảng giá đã được phê duyệt. Đồng thời nó có thể xử lý dữ liệu doanh số để chiết khấu cho khách hàng hay tính toán hoa hồng. 

Thực tế, các nhân sự lập báo cáo phải tốn khá nhiều thời gian để thu thập những dữ liệu và so sánh đối chiếu. Tuy nhiên với các bot RPA thì việc thu thập tự động cũng như tổng hợp dữ liệu nguồn và cập nhật dữ liệu với tốc độ cùng tính chính xác cao. Chính nhờ vậy mà thời gian lập báo cáo đã giảm xuống một nửa so với trước khi ứng dụng RPA.

Lợi ích và thách thức trong việc ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán

  •      Về lợi ích

Việc hoạt động 24/7 của các bot với tốc độ cao nên tất cả các nghiệp vụ sẽ được liên tục xử lý và thúc đẩy hiệu suất công việc tăng cao. Và RPA còn giúp giảm chi phí một cách đáng kể thông qua việc gia tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng đồng thời tối ưu hóa số lượng nhân sự.

Hoạt động của các bot RPA diễn ra theo quy trình từ đó giảm thiểu những nguy cơ rủi ro. Cùng với đó các truy cập dữ liệu cũng sẽ được ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ giúp đảm bảo tính minh bạch. Không chỉ vậy RPA còn có thể rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi hiệu quả từ đó cải thiện đáng kể SLA và nâng cao sự hài lòng cho khách hàng.

RPA có nhiều lợi ích trong ngành kế toán
RPA có nhiều lợi ích trong ngành kế toán

Việc tự động quét cũng như nhập dữ liệu có tính chính xác cao giúp loại bỏ tất cả các lỗi xuất hiện trong khi nhập liệu hay đối chiếu bằng phương pháp thủ công. Và doanh nghiệp hoàn toàn dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí.

  •      Về mặt thách thức

Chi phí để triển khai tự động hóa quy trình robot RPA khá cao, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như độ phức tạp của bot hay điểm khác biệt của doanh nghiệp,.. Bên cạnh đó thì việc xử lý dữ liệu rất lớn trong lĩnh vực kế toán thường đòi hỏi ở người lập trình phải chắc chắn nắm được kiến thức tổng quan trên nhiều lĩnh vực để từ đó xây dựng được bot có khả năng xử lý dữ liệu lớn. 

Ngoài ra, RPA tức là lập trình nên các bot nhằm xử lí những nghiệp vụ lặp đi lặp lại và có tính quy trình. Chính vì vậy phần mềm này cũng yêu cầu phải chuẩn hóa những thông tin hay các dữ liệu đầu vào và quy trình hiện có ở doanh nghiệp.

Và cuối cùng chính là thách thức khi hệ thống CNTT tại tổ chức tài chính lại khá phức tạp, nó có đặc thù riêng nên các nhà quản trị còn phải nghiên cứu đến khả năng tương thích để có thể triển khai ứng dụng hiệu quả và giảm tối đa các tổn thất về nguồn lực.

Ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán

Tưởng chừng như vị trí kế toán nhập liệu sẽ không thể thay thế, tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ RPA sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm công việc vốn tốn rất nhiều thời gian này. Các bot RPA sẽ hoạt động xuyên sốt giúp thực hiện và xử lý dữ liệu với độ chính xác 100%. 

Ứng dụng RPA sẽ giúp đồng bộ dữ liệu cũng như các thông tin đơn hàng, phiếu xuất – nhập kho hay phiếu giao nhận,.. một cách chính xác tuyệt đối và nhanh hơn gấp 2 lần so với việc thao thác thủ công. Và cuối cùng là các robot tự động hóa quy trình RPA còn có thể hạch toán những hóa đơn lên các phần mềm kế toán chỉ mất vọn vẻn 30 giây với độ chính xác tuyệt đối.

Ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán
Ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán

Như vậy, công việc kế toán tưởng chừng vô cùng nhàm chán giờ đây đã có thể tìm được giải pháp xử lý công việc hiệu quả mà lại tiết kiệm chi phí đáng kể. RPA quả thực là ứng dụng đáng để các doanh nghiệp đầu tư để trải nghiệm ngay hôm nay. Và tại RPA Viet đã và đang cung cấp cho quý doanh nghiệp những giải pháp tuyệt vời như thế.

Để được tư vấn hỗ trợ bởi những chuyên gia hàng đầu, quý khách vui lòng liên hệ với RPA Viet nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.